כאשר רוכשים דומיין (שם מתחם) וגם אחסון אתרים עבור האתר הבלוג או החנות שלכם, חשוב גם לדעת איך לפתוח מייל עסקי בקלות ולעיתים גם ללא הגבלה. מנהלי אתרים ועסקים רבים משתמשים ב-Gmail או Outlook ולא מנצלים תיבת דואר אלקטרוני ייעודית שלהם וזו טעות.
בכתבה זו נסביר לכם כיצד תוכלו לפתוח תיבת דוא"ל מקצועית בקלות.
מה זה מייל עסקי?
מייל עסקי, מייל ארגוני או מייל מקצועי, לא משנה איך קוראים לזה, מדובר על תיבת אימייל אישית או עסקית שמיועדת לשימוש בעיקר עבור העסק, או במקרה שלכם, האתר שלכם. אם האתר שלכם הוא שם המתחם (הדומיין), אז תיבת האימייל תיהיה מבוססת עליו.
כך למשל, הדומיין שלנו הוא netolink.co.il ולפיכך אנחנו יכולים להשתמש במייל מקצועי שנראה כך: info@netolink.co.il. היתרון המשמעותי בכך, שמדובר על מייל מקצועי כך שאם אתם פונים לגורם אחר באמצעות המייל הזה, זה נראה הרבה יותר אמין ומקצועי.
עוד יתרון, שאפשר לפתוח כמה מיילים שונים, למשל עבור מחלקת גיוס עובדים: jobs@netolink.co.il או עבור עובדים כמו כתבים או אחרים, אפשר גם לפי השם שלהם כמו: avi@netolink.co.il.
מייל זה נראה הרבה יותר מקצועי ואמין מאשר היינו משתמשים ב-@gmail.com או @outlook.com.
באילו דרכים אפשר לפתוח מייל עסקי?
בכל מקרה, על מנת לפתוח מייל עסקי, אתם חייבים שיהיה לכם:
- דומיין משלכם – זהו שם המתחם, הכתובת שאותה מזינים בדפדפן ומשם מגיעים אליכם לאתר.
- שירות אחסון תיבות אימייל – זהו שירות מיוחד באמצעותו ניתן להתקין את הדומיין שם ומשם לפתוח את האימיילים.
גוגל, מציעה תחת Gmail תיבות מייל עסקיות, יש גם את מיקרוסופט שמציעה תחת Outlook מייל ארגוני, וכמובן עוד מלא אחרים. מיותר לציין שמדובר על שירותים בתשלום.
אבל…. אם אתם רכשתם שירותי אחסון אתרים, אתם יכולים להתקין את תיבת המייל שלכם, לרוב ללא תוספת תשלום. בנוסף לכך, אתם יכולים להתקין אותם בדרך כלל ללא הגבלה של גודל או כמות תיבות אימייל. והכל כמובן תחת אותו חשבון בו האתר שלכם נמצא.
איך לפתוח מייל עסקי דרך אחסון אתרים?
אם יש לכם אתר משלכם שמותקן על ידי שירות אירוח אתרים של חברה שמספקת שירותים אלו, ייתכן מאוד שאתם כבר יכולים להיכנס למערכת ולפתוח שם חשבון אימייל עסקי. לעיתים הדבר כרוך ברכישת חבילה אחרת או תוסף ייעודי.
כדי ליצור מייל עסקי, פעלו כך:
לוח בקרה של אחסון האתר
אם אתם עובדים עם חברת אחסון ענן המציעה אימיילים בתור תוספת לשירות, כמו למשל קלאודוויז (איתה אנחנו עובדים), אז תוכלו לבחור בשירות המיילים שלהם.
לצורך כך, היכנסו לחשבון האחסון שלכם, לאחר מכן "Add Ons", לאחר מכן לחצו על "Rackspace Email" ושם הזינו את המייל שלכם ואת הסיסמא. בסוף לחצו על שמירת שינויים.
לוח בקרה cPanel
אם אתם עובדים עם חברת אחסון שמציעה לכם גם מיילים כחלק מהשירות ומערכת הידועה בשם cPanel. שם חפשו שירות תיבת דואר אלקטרוני – "Email Accounts". כך הוא נראה:
בעת לחיצה על Email Accounts, יפתח לכם עמוד בו טבלה עם כל האימיילים העסקיים שפתחתם בעבר ואם אין, אז פשוט הטבלה תהיה ריקה.
כדי לפתוח תיבת מייל חדשה, יש ללחות על הכפתור הכחול "Create+", ושם יש לבצע לקבוע כמה דברים:
- שם משתמש – שם המייל שלכם, שכולל מה שמופיע לפני הכרוכית (@) ואת שם הדומיין שלכם.
- סיסמא – ניתן ליצור סיסמא דרך המערכת באופן אוטומטי או לקבוע סיסמא חדשה משלכם.
- גודל תיבה – גודל/נפח אחסון של התיבה של כל הקבצים והמסמכים בה.
- שליחת הגדרות – אפשר גם לבקש שליחת הגדרות עבור שימוש בתוכנות איימילים מקומיות במחשב.
לאחר מכן, יש ללחוץ על הכפתור "Create+" שנמצא מתחת לכל הסעיפים של הגדרות המייל.
הגדרות דומיין ו-DNS
פתיחת תיבת דואר אינה מספיקה כדי להשתמש בה. למעשה, צריך לקבוע כמה רשומות על מנת לאפשר שליחה וקבלה של מיילים דרך הכתובת שיצרתם. ללא יצירת הרשומות הללו, ככל הנראה לא תוכלו לשלוח או לקבל מיילים.
אם אתם עובדים עם cPanel והוספתם את הדומיין אליו על ידי הפניית Name Servers, רוב הסיכויים שהמערכת שלהם הוסיפה אוטומטית כמה רשומות לדומיין, כדי שתוכלו לשלוח ולקבל מיילים.
אם אתם עובדים עם שירות חיצוני או חברות כמו אחסון ענן. אז תצרטכו להגדיר ידנית אותם ב-DNS (מערכת לניהול שמות דומיין). צריך להגדיר את הבאים:
- רשומות MX – אלו רשומות של שרת המיילים של הספק כדי לשלוח ולקבל מיילים.
- רשומת TXT עם SPF – לצורך אימות כתובת המייל שהיא נשלחת מגורם רשמי ומניעת ספאם.
איך להיכנס אל המייל ולנהל אותו?
ניתן להיכנס למייל בכמה דרכים:
- דרך אתר האינטרנט – בדרך כלל לאחר התקנת המייל תוכלו לקבל שירות Web Mail, כך שתוכלו להתחבר באינטרנט ללא צורך בתוכנת מיילים.
- דרך תוכנות ניהול מיילים – כמו אאוטלוטק של Microsoft Office או תוכנות אחרות למינהן. צריך לעשות הגדרות ראשוניות, הן אלה שנשלחו לתיבת המייל, אפשר גם לברר אצל ספק אחסון האתר / הבלוג.
במידה ולא נוח, ניתן להעביר לאאוטלוק למשל של office 365 או תוכנות דומות – הן דרך המחשב והן דרך האפליקציה בטלפון.
